Hur kommer jag igång med funktionen Guard i App Suite?

Guard är namnet på App Suite-funktionen för kryptering av filer och e-post. För krypteringen används programvaran Pretty Good Privacy (PGP). I den här guiden går vi igenom hur du aktiverar Guard samt hur du använder funktionen för kryptering och dekryptering av filer.

För att använda Guard i App Suite behöver du ha App Suite Premium. Du kan läsa mer om hur du aktiverar detta här.

Tänk på att dekryptera alla filer du valt att kryptera innan du avaktiverar App Suite Premium. Du kommer inte kunna öppna filerna och deras innehåll annars.

Komma åt inställningarna för Guard

För att nå inställningarna för Guard, följ dessa steg:

1. Börja med att logga in på ditt App Suite-konto.
2. Klicka på kugghjulet uppe till höger och välj Inställningar.
   
3. Klicka på Säkerhet och sedan på Guard i menyn till vänster.
   
   

Du når nu samtliga inställningar för Guard. Har du inte aktiverat Guard ännu kommer du enbart se aktiveringssidan (se nedan).

Aktivera Guard

Det är inte möjligt att avaktivera Guard när det aktiverats, men du väljer själv om du vill använda funktionen.

För att aktivera Guard på ditt konto på App Suite så du kan använda funktionen för att kryptera filer, följ dessa steg:

1. Börja med att gå in på inställningarna för Guard enligt instruktionerna ovan.
2. Klicka nu på knappen Starta för att påbörja processen med att sätta igång Guard på ditt konto.
   
3. Klicka nu på knappen Börja anpassningen.
   
4. Välj nu ett lösenord för Guard. Tänk på att välja ett starkt lösenord! Mata även in en e-postadress som kan användas för återställning av Guard-lösenordet utifall du skulle tappa/glömma bort det. Klicka sedan på Nästa när du är klar.
   

Av säkerhetsskäl bör du välja ett annat lösenord för Guard än vad du använder för att logga in på ditt App Suite-konto.

5. Du är nu klar att börja använda Guard-funktionerna. I rutan som avslutar uppsättningen kan du läsa mer om Guard som sådan om du så önskar. Klicka på Stäng när du är klar.
   

Ändra Guard-lösenord

Om du vill byta lösenordet som du använder för Guard-funktionen, följ dessa instruktioner:

1. Börja med att gå in på inställningarna för Guard enligt instruktionerna ovan.
2. Klicka på Ändra lösenord under Lösenordshantering.
   
3. Ange nu ditt nuvarande lösenord samt ditt nya (det sistnämnda matar du in två gånger i fälten för detta). Tänk på att välja ett starkt lösenord. Klicka sedan på Ändra för att spara det nya lösenordet.
   

Om du glömt ditt nuvarande lösenord för Guard, se avsnittet nedan om hur du gör en lösenordsåterställning.

Av säkerhetsskäl bör du välja ett annat lösenord för Guard än vad du använder för att logga in på ditt App Suite-konto.

4. Du får nu bekräftelse om att ditt lösenord ändrats.
   
   

Återställ Guard-lösenordet

Om du glömt eller förlorat lösenordet som använts för kryptering via Guard, följ dessa steg för att göra en återställning och sätta ett nytt.

1. Börja med att gå in på inställningarna för Guard enligt instruktionerna ovan.
2. Klicka på Återställ lösenord under Lösenordshantering.
   
3. Klicka sedan på knappen Återställ i rutan som poppar upp.
   
4. Ett mail skickas nu till den adress du angivit för återställningar (denna valdes när Guard aktiverades, se steg 4 i avsnittet ovan). I mailet finns ett nytt lösenord som du sedan använder för att sätta ett nytt lösenord nästa gång du gör något relaterat till Guard. Det är rekommenderat att du ordnar detta så snart som möjligt, då det nya lösenordet skickas i klartext i ett okrypterat mail.
   
5. När du nästa gång ska använda Guard kommer du bli ombedd att ange det tillfälliga lösenordet som skickades ut via e-post samt sätta ett nytt. Tänk på att välja ett starkt lösenord. Du kommer också få ange e-postadressen du önskar använda för framtida återställningar. Klicka på Ok när du fyllt i samtliga fält.
   

Du kan nu använda det valda lösenordet för de olika funktionerna i Guard.

Använda Guard för kryptering/dekryptering av filer

Du kan använda Guard för att kryptera/dekryptera filer du har lagrade på Drive. Du kan även skapa krypterade dokument via Text-, Kalkylark- och Presentationapparna inne på App Suite. Här går vi igenom båda tillvägagångssätten.

Kryptera/dekryptera filer uppladdade till Drive

Om du laddat upp eller skapat en fil till Drive (du kan läsa mer om Drive här) kan du kryptera och dekryptera dem enligt dessa instruktioner.

Kryptera filer

För att kryptera en fil du laddat upp till eller skapat via Drive, gör så här:

1. Börja med att logga in på App Suite.
2. Gå in på Drive genom att klicka på ikonen med tre gånger tre rutor uppe till vänster och sedan på Drive.
   

Tips! Om du använder Drive ofta via webbgränssnittet, lägg till dess ikon bland snabbstartarna. Den här guiden visar hur du anpassar snabbstartarna.

3. Leta upp filen som du vill kryptera, klicka på den så den markeras, klicka sedan på knappen med tre vägräta streck (1) och välj Kryptera i menyn som dyker upp (2).
   

Filen kommer nu krypteras direkt. Du känner igen krypterade filer då de får den extra filändelsen .pgp samt visas med ett litet hänglås till vänster om filnamnet.

Dekryptera filer

För att dekryptera en fil du laddat upp eller skapat via Drive som du krypterat sedan tidigare, gör så här:

1. Börja med att logga in på App Suite.
2. Gå in på Drive genom att klicka på ikonen med tre gånger tre rutor uppe till vänster och sedan på Drive.
   

Tips! Om du använder Drive ofta via webbgränssnittet, lägg till dess ikon bland snabbstartarna. Den här guiden visar hur du anpassar snabbstartarna.

3. Leta upp filen som du vill dekryptera, klicka på den så den markeras, klicka sedan på knappen med tre vägräta streck (1) och välj Ta bort kryptering i menyn som dyker upp (2).
   
4. I rutan som poppar upp, mata in ditt Guard-lösenord och klicka på OK-knappen.
   

Krypteringen tas nu bort från din fil.

Skapa krypterade dokument

För att skapa dokument som är krypterade från början, följ våra instruktioner för hur du skapar ett nytt dokument, men använd knappen som nämner (krypterat). Bilden nedan visar den knappen för skapandet av krypterade textdokument, det ser ut på motsvarande sätt för kalkylblad och presentationer.

Du blir nu ombedd att mata in ditt Guard-lösenord inför skapandet av filen.

Om du önskar ta bort krypteringen från ett dokument som skapats sedan tidigare, följ instruktionerna ovan gällande dekryptering.