Hur hanterar jag dokumentmallar i App Suite?

Mallar är ett bra sätt att hålla sina dokument konsekventa både vad gäller layout och innehåll. Om du ofta lägger in samma information i dokument (till exempel en sidfot med adressinformation) är det smidigt om din applikation kan göra det åt dig. App Suite har stöd för mallar skapade både via de webbaserade applikationerna inom App Suite, men också för mallar skapade via Microsofts produkter så som Word och Excel.

Mallhanteringen kräver App Suite Premium. Om du ännu inte aktiverat det kan du läsa här om hur du gör.

Skapa en mall

För att skapa en mapp i App Suite, börja med att skapa ett nytt dokument. Är du osäker på hur man skapar ett nytt dokument finns det en guide om detta här.

När dokumentet är skapat och du är nöjd med utseendet på det som snart ska bli en mall, gå in på Fil-fliken uppe till vänster. Gå därefter in på knappen Spara på Drive och klicka på Spara som mall.

Välj nu var mallen ska sparas och under vilket namn. Klicka därefter på Spara.

Importera en mall

Om du har en dokumentmall lagrad lokalt på din dator och önskar importera den kan du enkelt göra det.

Börja med att gå in på rätt applikation på App Suite (Text, Kalkylark eller Presentation) genom att först klicka på knappen med tre gånger tre rutor uppe till vänster och sedan på applikationen i fråga.

Välj sedan Lägg till mall överst.

Du får nu upp en dialogruta där du kan leta fram mallfilen på din dator. Ladda sedan upp filen via rutan. Filen kommer automatiskt läggas till bland dina mallar.

Dela mallar

Om man är flera användare inom en viss organisation som använder samma mallar kan det vara en bra idé att lägga till dessa så de blir tillgängliga för alla. Det hela behöver göras i två steg.

Första steget är att ordna en plats där de delade mallarna ska placeras på App Suite. För att göra det, gör så här:

1. Utse någon inom organisationen till mallansvarig.
2. Låt personen skapa en offentlig mapp att lägga mallfilerna i. En offentlig mapp skapas genom Drive i App Suite:
   1. Gå in på App Suite Drive via ikonen med tre gånger tre rutor.
      
   2. Klicka på Offentliga filer (1), sedan på knappen med de tre horisontella linjerna (2) och därefter på Lägg till ny mapp (3).
      
   3. Namnge den nya mappen (till exempelvis Offentliga mallar) och klicka på Lägg till.
      
3. Se därefter till att mappen delas med alla behöriga användare:
   1. Klicka nu på den nyskapade mappen (1), därefter på knappen med tre horisontella linjer (2) jämte mappnamnet och sedan på Delning / Rättigheter (3).
      
   2. I rutan som poppar upp, välj vilka användare som ska ha tillgång till mallmappen. Det bör finnas en grupp som heter ”Alla användare” eller ”All users” som kan användas om samtliga användare med e-postadresser på samma domän som mappägaren ska ha tillgång till mallarna.
      
      Här kan du även bjuda in andra användare som också ska ha tillgång till mallarna. Klicka på Spara när du lagt till alla som ska ha tillgång till mallmappen.
4. Be nu mappansvarig att lägga alla mallfiler i den aktuella mappen. De kan laddas upp via Drive-applikationen inne på App Suite.

Den andra delen av processen behöver alla användare utföra för att få åtkomst till den delade mappen:

1. Gå in på kugghjulet uppe till höger -> Inställningar.
   
2. Leta upp Dokument i menyn till vänster.
   
3. Klicka på knappen Lägg till mallmapp.
   
4. Leta nu upp den offentliga mappen som mallansvarig skapat, markera den och klicka på Ok.
   

Användaren som gått igenom stegen ovan kommer nu se de mallar som ligger i den valda mappen bland övriga mallar under Text, Kalkylark och Presentation.